Detta dokument innehåller Yeshin Norbus riktlinjer för hur man ska reagera på klagomål och eventuella övergrepp. Det innehåller också instruktioner om hur man rapporterar ett klagomål och ett formulär som ska fyllas i. Syftet med förfarandet är att uppnå en tillfredsställande lösning för alla parter och att upprätthålla en säker miljö för alla som kommer i kontakt med Yeshin Norbu. 

Klagomålsförfarandet träder i kraft när ett klagomål framförs av en person eller en grupp personer som har eller har haft direktkontakt med Yeshin Norbu. Den träder också i kraft om Yeshin Norbu på något sätt blir medveten om potentiella överträdelser av den etiska policyn och/eller missbruk.

Klagomålsförfarandet är baserat på flera policyer som Yeshin Norbu, som en FPMT-ansluten organisation, är bunden av. För ytterligare tolkning och riktlinjer angående klagomålsförfarandet kan följande policyer konsulteras. FPMT:s 'Etisk policy innehåller etiska regler och kan sägas vara en uppförandekod för personer som är anslutna till Yeshin Norbu. Den "Policy för skydd mot övergrepp innehåller ytterligare stöd för den etiska uppförandekoden och riktlinjer för hur man ska hantera övergrepp i organisationen. Den "Sekretesspolicy behandlar frågan om informationsdelning/konfidentialitet. FPMT har också riktlinjer för klagomålsförfaranden i dokumenten "Responding to a Grievance" och "Ethics and Protection from Abuse".

Yeshin Norbus allmänna riktlinjer för hantering av klagomål: 

• Yeshin Norbu har utsett tre särskilda skyddspersoner (Designated Protection Persons, DPP) som utreder klagomål. För kontaktinformation, se klagomålsformuläret.

• Klagomålsförfarandet bör baseras på jämlikhet, medkänsla och förståelse för orsak och verkan. Alla ska behandlas rättvist och jämlikt. DPP:erna bör ha en förståelse för Dharma och kunna tillämpa den på konflikter. De bör också vara objektiva. Dessutom bör de ha kunskap om de policyer som detta dokument bygger på, särskilt Etisk policy och Policy för skydd mot övergrepp.

• Yeshin Norbu har åtagit sig att respektera rätten till konfidentialitet för alla på centret. I allmänhet kommer personlig information att behandlas konfidentiellt. Ibland är det dock nödvändigt att dela med sig av information när situationen kräver det. Till exempel till DPP:erna under ett klagomålsförfarande, om det finns en laglig skyldighet att dela information eller om det är nödvändigt för att skydda personer i riskzonen. Ett beslut om att bryta sekretessen ska fattas först efter samråd med en DPP. Den person som lämnar ut information ska informeras om att informationen kan komma att delas. Delning av information kommer endast att omfatta nödvändig information och endast till dem som behöver veta. Yeshin Norbu måste också följa den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) när det gäller behandling av personuppgifter. 

• Klagomål ska hanteras så snart som möjligt. De ska utredas i den utsträckning som ärendet kräver, med beaktande av vad klagomålet gäller och vem som är inblandad. Om möjligt ska missförhållandet lösas internt. I undantagsfall och om det aktuella ärendet kräver det, kan en medlare involveras. Om parterna inte är nöjda med resultatet av klagomålsförfarandet kan den regionala klagomålskommittén eller den regionala samordnaren kontaktas och ombes hjälpa till att lösa konflikten.

• Om det felaktiga beteendet var allvarligt och det styrande organet anser att det är för skadligt att låta individen fortsätta, kan de avskeda individen från sin tjänst eller utesluta honom eller henne från centret, tjänsten eller projektet. Även om personen inte går med på de åtgärder som vidtas, eller om personen anses ha brutit mot den etiska policyn en andra gång, kan personen avskedas från sin tjänst eller uteslutas från centret, tjänsten eller projektet. Alla disciplinära åtgärder som vidtas måste vara i enlighet med svensk arbetsrätt.